Замена эклз порядок действий заявление. Заместитель руководителя управления. Когда нужно менять эклз

Вопрос

Добрый день
Подскажите, пожалуйста, какие кассовые документы необходимо оформить при замене ЭКЛЗ на кассовом аппарате?

Ответ

При замене ЭКЛЗ пользователь ККТ представляет в налоговый орган следующие документы:

карточку регистрации ККТ, на которой будет производиться замена ЭКЛЗ;
техническое заключение о причине замены ЭКЛЗ, выданное ЦТО;
акт по форме N КМ-2, заверенный печатью ЦТО.

ЦТО, проводивший технологическую процедуру, оформляет соответствующие документы и передает их пользователю для представления в налоговый орган.

К указанным документам должны быть приложены оформленные с помощью ККТ отчетные документы, на основании которых производилось заполнение документов.

Налоговый орган после получения всего комплекта документов и проверки правильности их оформления возвращает их пользователю вместе с карточкой регистрации ККТ с отметкой об активизированной ЭКЛЗ. Налоговый орган подписывает акт по форме N КМ-2 в разделе «При возвращении (приеме) из ремонта». Акт подписывается в трех экземплярах и заверяется штампом налогового органа. Один экз. остается в налоговом органе. 2-й экз. акта передается пользователю для передачи в ЦТО. 3-й экз. остается у пользователя.

Обратите внимание: снятые ЭКЛЗ подлежат хранению у пользователей ККТ в течение 5 лет с момента снятия. При этом пользователь должен обеспечить сохранность ЭКЛЗ с зарегистрированной в ней информацией в течение указанного срока, соблюдая установленные в паспорте ЭКЛЗ условия хранения. Ответственным за хранение ЭКЛЗ является должностное лицо организации.

Смежные вопросы:

В штате имеется торговый представитель с разъездным характером работы. Раньше в его обязанности входило ознакомление покупателей с нашей продукцией и прием заказов. Отпуск заказов осуществлялся с центрального склада различными…...
Добрый день! Подскажите пожалуйста основные средства (кассовый аппарат) стоимость 11000 рублей, каким образом отражается в учете. Сначала на 08 затем на 01 и списывается вся стоимость на 26…...
Добрый день! Нужен ответ — СРОЧНО! Какие бланки строгой отчетности существуют для применения их при Основной системе налогообложения.. (Как пример: допустим, водитель поехал с товаром в салон красоты (шампуни,…...
Мне нужно закрыть фирму. Прошу Вас подробно объяснить, что я должна делать.
✒ Вариант 1 — законная ликвидация Ликвидация подразумевает под собой прекращение деятельности компании в соответствии с законом…...

Срок эксплуатации ЭКЛЗ: 12 месяцев + 1 месяц на замену (итого максимум 13 месяцев). ЭКЛЗ блокируется 1-го (календарного) числа 14-го месяца с начала эксплуатации. Начиная с 11-го месяца срока эксплуатации ЭКЛЗ, ККТ печатает в Z-отчётах напоминание о приближающейся замене: "ЭКЛЗ близка к заполнению ".

Важно!

Настоятельно рекомендуем решать вопросы, связанные с заменой блока ЭКЛЗ заблаговременно (ровно через 12 месяцев после активации ЭКЛЗ), не дожидаясь, когда кассовый аппарат будет заблокирован и простой в работе ККТ будет гораздо большим. Также обращаем Ваше внимание, что плановая замена блоков ЭКЛЗ коснется всех ККТ, находящихся на учете в Вашей ИФНС, а следовательно возможно образование очередей в первых числах месяца.

Отдельно хотим напомнить клиентам, которые зарегистрировали свои ККТ в ноябре: ККТ заблокируется 1 января , следовательно инспекция сможет дать разрешение на замену только после новогодних праздников. Оплату услуг, связанных с заменой блока ЭКЛЗ, желательно провести заблаговременно, поскольку количество ЭКЛЗ в резерве ЦТО ограничено.

Документы для замены ЭКЛЗ

Вопрос:
Организация при наличных денежных расчетах использует контрольно-кассовую технику (далее - ККТ) с электронной контрольной лентой защищенной (далее - ЭКЛЗ). Ежегодно на ККТ приходится ее менять. Какими документами регулируется проведение процедуры замены и активизации новой ЭКЛЗ?

Ответ:
Согласно Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон № 54-ФЗ) организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт при реализации товаров, оказании услуг, выполнении работ, обязаны применять контрольно-кассовую технику, включенную в государственный реестр.
На основании ст. 5 Закона № 54-ФЗ организации и предприниматели обязаны применять исправную ККТ, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств, при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти).
Все ранее принятые и не отмененные нормативные правовые акты действуют в части, не противоречащей Закону № 54-ФЗ. Положения, касающиеся использования ЭКЛЗ, регламентированы Методическими указаниями по применению электронных контрольных лент защищенных в контрольно-кассовых машинах, утвержденными Протоколом заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) от 25.06.2002 № 4/69-2002 (далее - Методические указания).
Таким образом, процедура замены ЭКЛЗ требует от налогоплательщика четкого порядка действий и определенного количества документов, представляемых в налоговую инспекцию.
Согласно Методических указаний замена ЭКЛЗ производится в случаях:
- заполнения ЭКЛЗ;
- истечения установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ;
- перерегистрации ККТ;
- неисправности ЭКЛЗ.
В случае выдачи (печати) ККТ сообщения о заполнении памяти электронной контрольной ленты защищенной более чем на 90% пользователь ККТ незамедлительно уведомляет центр технического обслуживания (далее - ЦТО) о заполнении ЭКЛЗ и направляет гарантийное письмо-заявку на установку и активизацию новой ЭКЛЗ.
В случае истечения установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ (12 месяцев от момента ее активизации) пользователь ККТ уведомляет ЦТО за месяц до его истечения и направляет гарантийное письмо-заявку на установку и активизацию новой ЭКЛЗ.
Пользователь ККТ представляет в налоговый орган до проведения процедуры замены и активизации ЭКЛЗ следующие документы:
- карточку регистрации ККТ;
- техническое заключение о причине замены ЭКЛЗ, выданное ЦТО;
- акт по форме № КМ-2, заверенный печатью ЦТО (в трех экземплярах).
Для замены ЭКЛЗ необходимо:
- снять краткий отчет по закрытиям смен из ЭКЛЗ за период от активизации до последней закрытой смены и итоги текущей смены из ЭКЛЗ;
- провести закрытие архива в соответствии с эксплуатационной документацией генерального поставщика ККТ.
Пользователь ККТ после проведения процедуры замены и активизации ЭКЛЗ и оформления ЦТО необходимых документов представляет в налоговый орган:
- формуляр (технический паспорт) ККТ. После замены и активизации ЭКЛЗ производится запись в графе «Особые отметки» о дате замены и активизации ЭКЛЗ с указанием регистрационного номера ЭКЛЗ. Запись заверяется штампом, оттиском пломбира и подписью специалиста ЦТО, производившего замену и активизацию ЭКЛЗ;
- дополнительный лист к паспорту версии с отметкой об активизации ЭКЛЗ с указанием регистрационного номера ЭКЛЗ и даты активизации, заверенный подписью исполнителя и печатью ЦТО;
- акт ввода в эксплуатацию ЭКЛЗ (Приложение А к паспорту ЭКЛЗ) оформляется специалистом ЦТО, производившим ввод ЭКЛЗ в эксплуатацию, заверяется подписью и печатью ЦТО;
- акт по форме № КМ-2, который оформляется в следующем порядке:
1) в поле акта «Характер неисправности при отправке в ремонт и заключение специалиста ЦТО о состоянии блока фискальной памяти» должна быть сделана запись о выполненной технологической процедуре, состоянии блока фискальной памяти и состоянии ЭКЛЗ до выполнения технологической процедуры;
2) показания счетчиков ККТ до выполнения технологической процедуры указываются в столбце акта «Перед отправкой машины в ремонт»;
3) показания счетчиков кассового аппарата после выполнения технологической процедуры указываются в столбце акта «При возврате машины из ремонта в организацию».
ЦТО, проводивший технологическую процедуру, оформляет соответствующие документы и передает их пользователю для представления в налоговый орган. К указанным документам должны быть приложены оформленные с помощью ККТ отчетные документы, на основании которых производилось заполнение документов.
Должностное лицо налогового органа подписывает акт по форме № КМ-2 в разделе «При возвращении (приеме) из ремонта». Акт подписывается в трех экземплярах и заверяется штампом налогового органа. Один экземпляр остается в налоговом органе. Второй экземпляр акта передается пользователю для передачи в ЦТО. Третий экземпляр остается у пользователя. Налоговый орган делает отметку о замене ЭКЛЗ в книге учета ККТ.
Снятые ЭКЛЗ подлежат хранению у пользователей ККТ в течение пяти лет с момента снятия. При этом пользователь должен обеспечить сохранность ЭКЛЗ с зарегистрированной в ней информацией в течение указанного срока, соблюдая установленные в паспорте ЭКЛЗ условия хранения. Ответственным за хранение ЭКЛЗ является должностное лицо организации или предприниматель.

В ходе нашей предпринимательской деятельности постоянно будут возникать такие зашифрованные названия, как ЭКЛЗ. Не известно, кто их придумывает, но по мимо того, что нужно знать их расшифровку, необходимо так же знать зачем эти шифрованные аббревиатуры нужны и что с ними делать. В статье рассмотрим эти вопросы, ведь если у вас есть кассовый аппарат, то вы их коснетесь рано или поздно. Но лучше знать это заранее, нежели в последний момент, когда “грабли” уже заряжены и готовы сработать.

Давайте для начала разберем понятие ЭКЛЗ, расшифровка этого замысловатого названия обозначает следующее, ЭКЛЗ это аббревиатура, полное наименование – Электронная Контрольная Лента имеющая Защиту, которая необходима для фиксации всех денежных потоков, открытии и закрытии смены, а после сохранении этих сведений в память устройства.

Особенность этого устройства состоит в том, что записанную информацию нельзя подправить, или удалить, что и нужно налоговым органам для контроля нас, как налогоплательщиков.

Срок эксплуатации устройства составляет 12 месяцев, после чего оно блокируется и поработать больше чем год у вас не получится. Второй вариант замены, когда у устройства заканчивается внутренняя память.

Так же возможна неисправность блока. Вся информация о необходимости замены появится у вас в Z-отчете: при заполнении памяти на 90% или за 3 месяца до окончания срока службы контрольной ленты. Согласно нашему законодательству, факт замены устройства необходимо зарегистрировать в налоговых органах.

Замена ЭКЛЗ. Пошаговые действия

Шаг 1. Наступление случая замены

В ходе работы на аппарате, при гашении дня вам необходимо отслеживать информацию, которую пишет на ленте, в случае обнаружения необходимости замены:

При заполнении памяти на 90%.
За 3 месяца до окончания срока эксплуатации устройства.
При перерегистрации кассового аппарата.
При поломке блока.

Необходимо известить центр технического обслуживания (сокращенно – ЦТО) и направить письмо-заявку для проведения активизации новой ленты. При окончании срока службы такая заявка подается за 1 месяц до его окончания.

Шаг 2. Извещение налоговой

После наступления признаков замены, следует известить налоговую до замены блока, посетив до этого центр обслуживания и предоставить в ИФНС следующие документы:

Журнал кассира (форма документа – КМ 4).
Карточку регистрации ККТ.
Заключение, полученное у центра технического обслуживания о причинах замены блока, составленное в трех экземплярах, по форме документа №КМ-2. Заявление должно быть заверено со стороны центра тех. обслуживания.

После ознакомления с предоставленным пакетом документов, налоговая должна подписать акт о замене блока и поставить штамп на документах, разрешающих проведение процедуры замены, при этом в налоговой на время замены остаются карточка регистрации кассового аппарата и журнал кассира.

Шаг 3. Замена блока в ЦТО

После получения подтверждения с налоговой о разрешении замены блока, процесс проходит следующим образом:

Снимается краткий отчет по закрытиям смен (период отчета – с момента активизации до вашей последней смены работы кассы).
Закрыть архив в соответствии правилами, описанными в документах поставщика кассовой техники. В случае замены ленты в аварийной ситуации необходимо будет закрыть архив при помощи программного обеспечения
Снимается кожух ККМ
Извлекается блок контрольной ленты
Устанавливается новый блок
Кожух устанавливается на место
Производится активизация устройства.
Снимаются отчеты итогов.
После этого производится оформление документов по замене блока

Важно! Учтите, что на время замены ЭКЛЗ эксплуатировать кассовый аппарат запрещено.

Шаг 4. Подача документов в налоговую после замены блока

После того как вам провели замену блока, необходимо извести об этом факте налоговый орган. Для этого необходимо будет подать пакет документов, который состоит из следующих позиций:

Тех. паспорт кассового аппарат (формуляр). В графе «Особые отметки» проставляется дата замены и активизации ЭКЛЗ, так же указывается регистрационный номер защитной ленты. Необходимо заверить запись о замене штампом, подписью работника ЦТО и оттиском пломбира

Журнал регистрации вызова специалистов (КМ-8) с записью об проведении процедуры замены. Наклеить отрывную часть талона с указанным на нем идентификационным номером.

Доп. лист к Паспорту с проставленной отметкой об активизации ленты
Акт ввода в эксплуатацию, так же оформляется работников центра тех. обслуживания
Акт КМ-2 (в 3-х экз.) с записью о проведении замены, а так же состоянии и показаниях блока до и после процедуры (заполняется работниками ЦТО)
Отчеты ККМ

После получения пакета документов налоговый орган проверит правильность их оформления и возвращает журнал кассира-операциониста, документы по замене контрольной ленты, а так же подписывает 3 экземпляра акта о замене блока №КМ-2. По одному экземпляру для центра обслуживания, налоговой и для владельца ККМ. После этого вы сможете снова приступить к эксплуатации кассового аппарата.